Wytyczne dotyczące funkcji informowania o nieprawidłowościach

Wprowadzenie

Parkit jest zobowiązany przez właścicieli, inwestorów, zarząd i klientów do przestrzegania obowiązujących przepisów prawa i regulacji oraz do zachowania zasad etyki biznesowej. Kodeks postępowania Parkit, który został przyjęty przez zarząd i obejmuje wszystkich pracowników, zawiera zasady i wytyczne dotyczące etyki biznesowej. Nasi pracownicy odgrywają kluczową rolę w identyfikowaniu wszelkich odstępstw od naszych wartości i kodeksu postępowania.

Nasza usługa whistleblowingu oferuje możliwość zgłaszania podejrzeń o poważne nieprawidłowości.

Usługa whistleblowingu jest ważna dla zmniejszenia ryzyka i promowania wysokiej etyki biznesowej, a tym samym utrzymania zaufania klientów i opinii publicznej do naszej działalności. Zgłoszenia sygnalistów mogą być składane jawnie lub anonimowo.

Celem tych wytycznych jest umożliwienie pracownikom zgłaszania podejrzeń o odstępstwa od naszych wytycznych dotyczących etyki biznesowej, bez ryzyka odwetu.

Kiedy można skorzystać z usługi whistleblowingu?

Usługa ta daje wszystkim pracownikom (i społeczeństwu) możliwość zgłaszania poważnych zagrożeń, które mogą zaszkodzić osobom, Parkitowi lub środowisku, takich jak

nieprawidłowości związane z księgowością, wewnętrznymi kontrolami księgowymi, audytem, przeciwdziałaniem łapówkarstwu, przestępstwami bankowymi i finansowymi lub inne poważne nieprawidłowości mające wpływ na żywotne interesy spółki lub grupy lub życie i zdrowie osób fizycznych, takie jak poważne przestępstwa przeciwko środowisku, poważne naruszenia bezpieczeństwa w miejscu pracy oraz bardzo poważne formy dyskryminacji i nękania.

W kwestiach związanych z niezadowoleniem w miejscu pracy prosimy o kontakt z bezpośrednim przełożonym lub przedstawicielem Zarządu.

Sygnalista nie musi mieć dowodów, aby zgłosić swoje podejrzenie. Nie można jednak wysuwać oskarżeń ze złym zamiarem lub ze świadomością, że oskarżenie jest fałszywe.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami przetwarzane są wyłącznie dane osobowe dotyczące naruszeń prawa w odniesieniu do kluczowych osób lub osób na stanowisku kierowniczym.

W jaki sposób można korzystać z usługi whistleblowingu?

Jeśli pracownik podejrzewa odstępstwa od naszych wartości lub wytycznych etyki biznesowej, można to zgłosić na różne sposoby. Zobacz opcje 1-3 poniżej.

• Opcja 1: Kontakt z menedżerem w naszej organizacji
• Opcja 2: Skontaktuj się z członkiem grupy roboczej ds. zgłaszania nieprawidłowości, tj. z dyrektorem działu kadr, dyrektorem działu finansowego i radcą prawnym.
• Opcja 3: Zgłoszenie anonimowe za pośrednictwem usługi whistleblowingu.

Opcja 3 (zgłoszenie anonimowe)

Jeśli pracownik chce dokonać zgłoszenia anonimowo, jest to możliwe za pośrednictwem zewnętrznego internetowego kanału zgłaszania. Zgłoszenia i późniejszy dialog między firmą Parkit a osobą zgłaszającą są szyfrowane i chronione hasłem. Usługa zgłaszania nieprawidłowości jest zarządzana przez Parkit i nie przechowujemy metadanych ani nie możemy śledzić adresu IP osoby zgłaszającej nieprawidłowości.

Usługa oferuje możliwość dialogu między grupą roboczą Parkit whistleblowing service a anonimowym sygnalistą.

Proces dochodzeniowy

Obowiązki i odpowiedzialność

Tylko grupa robocza Parkit Whistleblowing Working Group ma dostęp do zgłoszeń otrzymanych za pośrednictwem naszego anonimowego kanału zgłoszeniowego.

Grupa składa się z CFO, HR Manager i In-House Counsel. Wszystkie osoby są zobowiązane do zachowania poufności w sprawach dotyczących informowania o nieprawidłowościach. W dochodzeniu mogą zostać uwzględnione osoby, które dodają informacje lub wiedzę. Ci ludzie również są zobowiązani do zachowania poufności.

Przyjmowanie zgłoszeń

Po otrzymaniu zgłoszenia kierownicy służb sygnalizowania nieprawidłowości decydują, czy zatwierdzić lub odrzucić zgłoszenie zgodnie z obowiązującym prawem. Jeżeli sprawozdanie zostanie zatwierdzone, podejmowane są odpowiednie środki w celu przeprowadzenia dochodzenia. Zobacz sekcję "dochodzenie" poniżej.

Grupa robocza może odmówić przyjęcia sprawozdania, jeżeli:

zgłoszenie nie mieści się w zakresie tego, co można zgłosić w ramach usługi whistleblowingu,
zgłoszenie nie zostało dokonane w dobrej wierze lub jest złośliwe, nie ma wystarczających informacji do zbadania sprawy lub sprawa, której dotyczy zgłoszenie, została już rozpatrzona.

Informacje wrażliwe z punktu widzenia prywatności, takie jak informacje o przynależności politycznej lub religijnej lub orientacji seksualnej, nie powinny być uwzględniane w dochodzeniu opartym na zgłoszeniu.

Dochodzenie

Wszystkie zgłoszenia sygnalizowania nieprawidłowości są traktowane poważnie i zgodnie z niniejszymi wytycznymi.

Zgłoszenia są traktowane jako poufne. Zgłoszenie nie jest badane przez nikogo zainteresowanego ani zaangażowanego w sprawę. W razie potrzeby grupa robocza usługi Parkit może przesłać zgłaszającemu pytania uzupełniające za pośrednictwem anonimowego kanału zgłoszeniowego. Anonimowy dialog umożliwia dostawca usług Parkit.

Żaden z kierowników usług ani żadna inna osoba zaangażowana w proces dochodzenia nie będzie próbowała zidentyfikować osoby zgłaszającej nieprawidłowości.

Ochrona sygnalistów w otwartym raportowaniu

Sygnalista, który wyraża prawdziwe zaniepokojenie lub podejrzenie zgodnie z niniejszymi wytycznymi, nie ryzykuje utraty pracy ani żadnych sankcji lub osobistych strat w wyniku swojego zgłoszenia. Nie ma znaczenia, czy podejrzenie okaże się błędne, pod warunkiem, że sygnalista działał w dobrej wierze.

W przypadkach, w których sygnalista zdecyduje się ujawnić swoją tożsamość, zostanie poinformowany o postępach w dochodzeniu, chyba że jest to niewłaściwe ze względu na prywatność osoby, której zarzuca się przestępstwo, i inne kwestie związane z prywatnością.

W przypadkach podejrzenia popełnienia przestępstwa sygnalista zostanie poinformowany, że jego tożsamość może zostać ujawniona w toku postępowania sądowego.

Ochrona osoby wskazanej w zgłoszeniu sygnalisty i informowanie jej

Oskarżony ma prawo dostępu do informacji o sobie i może żądać ich zmiany, jeżeli informacje są nieprawidłowe, niekompletne lub nieaktualne. Prawo to stosuje się pod warunkiem, że prowadzi to do przeszkód w dochodzeniu lub niszczeniu dowodów.

Usuwanie danych

Dane osobowe zawarte w usłudze whistleblowingu są usuwane po zakończeniu dochodzenia. Usunięcie następuje w ciągu jednego miesiąca (30 dni) po zakończeniu dochodzenia. Dokumentacja ze sprawozdań i przechowywanych dochodzeń nie może zawierać danych osobowych, za pomocą których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować osoby.

Podstawa prawna wytycznych

Wytyczne te opierają się na szwedzkiej ustawie o danych osobowych, PUL i wytycznych szwedzkiego organu ochrony danych dla przedsiębiorstw dotyczących odpowiedzialności za dane osobowe przetwarzane w systemach sygnalizowania nieprawidłowości. DIFS 2010:1.

Przekazywanie danych osobowych poza EOG

Istnieje ogólny zakaz przekazywania danych osobowych z Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), chyba że można zagwarantować szczególne przepisy dotyczące ochrony przetwarzania danych. Niniejsze wytyczne nie obejmują ewentualnego przekazywania danych osobowych z EOG do podmiotów spoza EOG.